Problemi con il software? Ecco quando cambiare gestionale

Che si tratti di contabilità, produzione o magazzino, nelle imprese di ogni dimensione e settore, tutte le operazioni più importanti vengono amministrate attraverso il software gestionale.

Il programma diventa così il centro di tutta attività aziendale e da esso dipendono gran parte dell’efficienza operativa e della gestione delle risorse.

Ciò che un tempo era la soluzione ottimale, può diventare nel corso degli anni limitante e non più adatto a supportare l’azienda, trasformandosi in un ostacolo per la sua produttività e la crescita.

Quando è necessario allora cambiare il software gestionale? In questo articolo, ti guideremo attraverso un percorso di valutazione del tuo attuale programma. Esploreremo i segnali d’allarme più comuni che trasmettono la necessità di un cambiamento, offriremo consigli pratici su come affrontare la transizione e suggeriremo le migliori pratiche per assicurarti che il passaggio a un nuovo gestionale aziendale, o a un sistema ERP, sia il più fluido e vantaggioso possibile.

Riconoscere i campanelli d’allarme: quando il gestionale diventa un limite

In ambito aziendale, la tecnologia ha un ruolo determinante nel plasmare il successo o meno. Utilizzare un software gestionale datato o inadeguato può trasformarsi in un vero e proprio ostacolo e rallentare il percorso verso l’efficienza e la crescita. Quando si presentano dei segnali che qualcosa non funziona più come dovrebbe, ecco che la necessità di un cambio gestionale diventa reale.

Quali sono segnali inequivocabili che è giunta l’ora di sostituire il tuo vecchio gestionale e che proprio non dovresti ignorare?

• Limiti di personalizzazione e difficoltà di integrazione: le necessità di plasmare il software alle tue esigenze e di integrare in modo fluido i diversi sistemi e applicazioni che usi in azienda è molto importante. Un software gestionale che non permette adeguamenti specifici o non si collega efficacemente ad altre applicazioni diventa un ostacolo significativo. Un gestionale datato fatica, ad esempio, a dialogare con un sistema operativo più recente e può limitare l’accesso ad alcune sue funzionalità, sfruttandolo così non appieno. Può faticare a supportare l’integrazione con software quotidianamente utilizzati in azienda come Microsoft 365 e le sue applicazioni produttività (Word, Excel, Power Point, etc…) o con software di Business Intelligence, che anche nelle piccole imprese sono ormai indispensabili per avere sotto controllo i dati dell’azienda e avere informazioni preziose con cui far crescere l’organizzazione. Può non consentire la personalizzazione di un report e, aspetto ancora più decisivo, non prevedere nativamente alcune funzionalità estremamente importanti come ad esempio l’analisi avanzata dei dati, che devono essere installate a parte con software aggiuntivi a pagamento. Un gestionale moderno offre al contrario flessibilità e apertura verso l’esterno, consentendo personalizzazione e un’orchestrazione armonica delle varie tecnologie impiegate in azienda tutte connesse tra di loro nativamente.
• Problemi di stabilità e compatibilità: frequenti rallentamenti del sistema, crash o malfunzionamenti non sono solo frustranti; indicano che il sistema fatica a supportare l’infrastruttura IT attuale e potrebbe non essere più in grado di farlo in futuro.
• Ristrettezze nell’elaborazione dati e accesso in mobilità: un sistema che non è in grado di elaborare tutti i dati aziendali compromette la capacità decisionale, perché non offre tutte le informazioni di cui l’impresa ha bisogno. Inoltre, accedere al gestionale al di fuori dell’ufficio o eseguire anche operazioni banali come la visualizzazione di una fattura in mobilità o operazioni di carico/scarico del magazzino con barcode e un tablet, sono operazioni che non è possibile fare con un gestionale di vecchia generazione. A patto di installare un insieme di software aggiuntivi (a pagamento) e creare una infrastruttura solo dedicata a questa funzionalità, ipotesi che rende antieconomica e poco efficace la scelta. La presenza di un’App permette di sfruttare le funzioni del software anche in mobilità, senza pc, da qualunque dispositivo.

Il tuo gestionale dovrebbe offrirti dunque funzionalità avanzate di scalabilità e compatibilità, come l’integrazione nativa con altri software, l’accessibilità da remoto su vari dispositivi mobili e l’adattabilità alle dimensioni e al settore in cui operi. Quando queste caratteristiche che supportano la crescita vengono a mancare è tempo di chiederti dunque: il nostro software è realmente al passo con i tempi? O è arrivato il momento di cambiare gestionale?

La transizione verso un gestionale più avanzato potrebbe sembrarti un percorso costellato di sfide, ma i benefici a lungo termine in termini di efficienza, sicurezza e scalabilità sono inestimabili.

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La sicurezza non è un’opzione: valutare rischi e conformità del gestionale

Un altro segnale che il tuo programma è giunto ormai al capolinea è la sua capacità di proteggerti dalle minacce informatiche. La sicurezza dei dati e di conseguenza la conformità alla normativa GDPR sono pilastri fondamentali per ogni azienda. Se il software gestionale che utilizzi non garantisce questi aspetti, ti stai esponendo a gravi rischi, che possono andare dalla violazione dei dati alle sanzioni legali, fino ai danni reputazionali.

In un contesto in cui le minacce informatiche si evolvono costantemente, avere un sistema gestionale dotato delle più recenti misure di sicurezza non è più un’opzione, ma una necessità. Dalla crittografia dei dati alla protezione contro intrusioni e malware, ogni aspetto della sicurezza informatica deve essere gestito in modo impeccabile per proteggere le informazioni sensibili dell’azienda e dei clienti.

In aggiunta, la normativa sulla privacy e la protezione dei dati, impone requisiti stringenti sul trattamento dei dati personali. Un gestionale aggiornato facilita notevolmente il rispetto di queste normative, integrando funzionalità specifiche per la gestione del consenso, la segnalazione di violazioni e la trasparenza nell’uso dei dati.

Investire in un cambio gestionale può essere un investimento importante, ma il vero costo  sta nelle perdite economiche derivanti da inefficienze, sprechi e danni di immagine.

Crescere senza ostacoli: l’importanza della scalabilità del gestionale

Un software gestionale dovrebbe facilitare la crescita dell’azienda, non ostacolarla. Un software che non riesce a stare al passo con la crescita dell’azienda è un ostacolo all’espansione che nessun imprenditore può accettare. Il bisogno di espandersi in nuovi mercati, di aumentare il volume delle transazioni o semplicemente di gestire più dati richiede un programma che supporti e faciliti attivamente questo processo. Se il tuo software attuale non è scalabile, optare per un cambio di gestionale che abbia questa caratteristica significa avere la possibilità di adattarsi dinamicamente e velocemente alle esigenze dell’azienda, senza dover pianificare continui e costosi aggiornamenti.

La scalabilità non riguarda solo la capacità tecnica di un sistema di gestire un carico di lavoro maggiore. È anche una questione di visione aziendale: scegliere un software che possa crescere ed evolvere con l’azienda è un investimento (intelligente) nel futuro, che prepara il terreno per successi ancora da raggiungere.

La domanda da farti è dunque duplice: il mio attuale gestionale è ancora adatto a ciò che è diventata la mia azienda? E a ciò che vorrei diventasse?

Mantenere o sostituire? Esploriamo le strade possibili

Che ci siano o meno segnali di allarme o inadeguatezza, in generale, la decisione di sostituire il gestionale aziendale con una soluzione nuova o mantenere quello che si ha è sempre critica. Ogni opzione presenta vantaggi e sfide e la scelta dipende da una serie di fattori.

Il primo tra tutti è il costo-beneficio della sostituzione e per valutarlo bisogna iniziare con un’analisi. Sostituire il tuo attuale software con altro può sembrare oneroso, ma una soluzione nuova offre certamente maggiori benefici in termini di efficienza, scalabilità e sicurezza tanto nel breve quanto nel lungo periodo. A fronte di un investimento che include anche la formazione del personale, i processi diventano più semplici e veloci: per fare una certa operazione non è più necessario, ad esempio, eseguire tanti passaggi con un guadagno netto in termini di semplificazione dell’operatività. Pensare di mantenere lo stesso gestionale e “ammodernarlo” integrandolo con nuovi applicativi o versioni aggiornate dello stesso software di norma non è possibile e anche quando è una strada potenzialmente percorribile, spesso è tutt’altro che conveniente sotto il profilo economico e operativo. I costi insomma non giustificano la scelta.

Al contrario, di norma con un software gestionale di ultima tecnologia si ha una evidente semplificazione dell’operatività e una riduzione dei costi legati a maggior efficienza e minori interventi necessari per creare una infrastruttura che con un gestionale moderno esiste nativamente. Quest’analisi può richiedere diverse figure, soprattutto se l’azienda è grande (tecnici software, tecnici informatici, un capo area per le diverse sezioni aziendali e l’amministrazione) e tuttavia è un passaggio inevitabile.

In conclusione, per scegliere se passare a un nuovo sistema gestionale o meno, ricordati di valutare il livello tecnologico del tuo software attuale, vale a dire la compatibilità con l’infrastruttura IT esistente, la facilità di integrazione con altri strumenti e sistemi operativi già in uso in azienda, le funzionalità offerte rispetto alle necessità aziendali, il grado di scalabilità e in buona sostanza se ti permette di fare (senza impazzire o perdere un sacco di tempo!) tutte le operazioni quotidiane di cui hai bisogno.

La scelta tra mantenere o sostituire il sistema gestionale richiede dunque una riflessione strategica che vada oltre i semplici aspetti tecnici e finanziari. È essenziale considerare come questa decisione impatti sugli gli obiettivi di business a lungo termine e con la visione complessiva dell’azienda.

Il percorso verso il cambio gestionale: la nuova implementazione

Cosa succede quando giunge il momento di cambiare gestionale e viene avviata la sostituzione con quello nuovo in azienda? L’adozione di un nuovo sistema gestionale è un viaggio che richiede una preparazione meticolosa, un’attenta gestione del cambiamento e la formazione al personale. Vediamo insieme i passaggi chiave per una transizione efficace.

• Progettazione: il successo dell’implementazione di un nuovo gestionale inizia con la pianificazione. Definire una roadmap chiara, con responsabilità assegnate e tempi ben definiti, è fondamentale. Coinvolgere dei referenti in azienda fin dalle prime fasi garantisce l’acquisizione di feedback essenziali e facilita l’accettazione del cambiamento da parte di tutto il personale.
• Personalizzazione: in questa fase vengono applicate tutte le soluzioni affinché il nuovo gestionale supporti appieno le esigenze operative dell’azienda. Questo passaggio comporta una stretta collaborazione tra il fornitore del software e i team aziendali per mappare le procedure esistenti e identificare le aree che richiedono una configurazione su misura. Durante questa fase, può essere necessario effettuare delle modifiche al software standard per adattarlo alle particolarità dell’azienda, integrare il nuovo sistema con altre applicazioni in uso e configurare report e dashboard in modo che forniscano le informazioni chiave per il processo decisionale. È fondamentale anche definire chiaramente i flussi di lavoro, le autorizzazioni e i ruoli utente all’interno del nuovo sistema, assicurando che ogni membro della squadra abbia accesso alle funzionalità e ai dati di cui ha bisogno per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
• Formazione del personale e adattamento al nuovo sistema: uno degli aspetti più critici della transizione è la formazione dei dipendenti. La formazione del personale e il supporto post-implementazione aiutano le persone a comprendere come sfruttare al meglio il nuovo strumento di lavoro e a farne percepire le potenzialità. Aiutano insomma a ridurre la resistenza al cambiamento, incrementare l’efficienza, minimizzare l’impatto sulla produttività durante la fase di passaggio e massimizzare l’investimento.

Assistenza software: fattore chiave prima e dopo il cambio gestionale

L’assistenza software è un altro fattore chiave da tenere in considerazione quando si parla di gestionali. Un servizio di supporto affidabile assicura che eventuali problemi tecnici vengano risolti prontamente, mantenendo alte le performance aziendali. Garantisce cioè la continuità e l’efficienza operativa della tua azienda, aiutandoti ad anticipare o risolvere eventuali intoppi nel lavoro.

L’implementazione di un nuovo gestionale offre l’opportunità non solo di aggiornare gli strumenti tecnologici, ma anche di ottimizzare i processi aziendali e migliorare la cultura organizzativa.

Capire quale software gestionale sia la scelta giusta per la tua azienda è un compito che richiede competenza e visione strategica. Non lasciare al caso una decisione così importante. Contatta oggi stesso il nostro team tecnico per una consulenza personalizzata. Insieme, potremo esplorare le tue esigenze specifiche, valutare le migliori opzioni disponibili e guidarti verso la soluzione più adatta a sostenere la crescita, il cambio gestionale e l’innovazione nella tua azienda.