Software archiviazione documentale integrata

I tuoi documenti conservati a norma di legge e archiviati in modo ordinato. Con il software di archiviazione documentale le tue informazioni sempre accessibili e accuratamente catalogate. Quando hai un sistema centralizzato di archiviazione, tutto il flusso documentale della tua attività è perfettamente organizzato, facile da consultare ovunque tu sia e al riparo dagli accessi indesiderati.

Archiviazione documentale avanzata

Ma davvero la tua attività ha bisogno di un software per la archiviazione documentale? Forse sì. Anzi, sicuramente sì. Creare, modificare, archiviare documenti sono attività ripetitive che fai ogni giorno e possono farti perdere molto tempo. Così come spulciare tra cartelle fisiche e documenti cartacei. Un software per la gestione documentale digitalizzata non è più un’opzione, soprattutto se devi mantenere un alto livello di sicurezza, lavori con documenti sensibili o riservati, o è la legge che prevede per te la conservazione dei file per un certo tempo. Ma veniamo al Punto.

Cosa puoi fare

Con il software per la archiviazione documentale integrata puoi:

organizzare e conservare i tuoi documenti elettronici in modo più facile e veloce.
Catalogare, storicizzare e ricercare ogni documento in un click attraverso i tradizionali tag e le opportune chiavi di ricerca e all’associazione del documento con il “business document”.
Ricercare per tipologia di documento, per categoria, per tipo file e per cartella.
Raggruppare e archiviare digitalmente tutti i documenti inviati e/o consegnati.
Stabilire i criteri di sicurezza ed accessibilità relativi ad ogni documento, o categoria di documento, in funzione dell’utente o del ruolo assegnato ad esso.
Migliorare la sicurezza di documenti e dati e prevenire eventuali accessi non autorizzati.

Funzionalità e vantaggi

Un mare di opportunità con il software di archiviazione documentale:

Bar Code Recognition (BRC): Integra le funzionalità di base dell’archiviazione documentale con il riconoscimento tramite codice a barre. La lettura dei documenti attraverso la BCR permette di identificare il documento sulla base di un’etichetta bar code associata all’immagine del documento stesso.
Associazione al “business document”: Identifichi in modo rapido tutti i documenti agganciati al gestionale. Le fatture, i DDT, i contratti, le anagrafiche dei clienti, le schede prodotto e tutte quelle entità gestionali interessate e configurate nel Document Management System di Fluentis ERP. Ricercare nel DMS per queste entità risulta molto più facile e rapido, evitando di dover inserire i classici Tag all’atto dell’inserimento del documento, allo scopo di essere ricercato tramite gli stessi.
Drag & Drop: La gestione documentale di Fluentis implementa il “Drag” del documento dalla scrivania di Windows ed il “Drop” dello stesso all’interno del documento gestionale interessato.
Ad esempio, qualora l’utente desideri agganciare la conferma d’ordine del cliente (rappresentata da un file PDF) direttamente all’ordine cliente aperto nel gestionale, è sufficiente fare il “Drag” del PDF ed il “Drop” dello stesso nella form dell’ordine aperta in quel momento in Fluentis.
Questo tipo di attività incrementa notevolmente il livello di “user experience” dell’operatore.
Editor di Excel e Word: Possibilità di aprire in modalità lettura e scrittura i documenti di Word ed Excel.
Categorizzazione dei documenti: Ogni documento può essere associato ad un tipo di categoria e ad un eventuale progetto esistente, al fine di poter raggruppare facilmente i documenti e poterli quindi successivamente visualizzare rapidamente.
Integrazione con ARXrxivar: Permette l’interscambio dei documenti con ARXivar.
File system volume data retention: Possibilità di gestire i documenti su File system separato dal Database del gestionale.