In un periodo in cui le minacce informatiche sono un evento sempre più frequente, anche il tuo studio commercialistico è chiamato a garantire la sicurezza delle informazioni sensibili dei clienti, una responsabilità etica prima ancora che legale. Attraverso questa mini guida, vogliamo condividere con te un metodo per creare un sistema di backup robusto che minimizzi il rischio di perdita di dati. Segui questi passi per attivare una strategia di backup efficace e rafforzare le tue difese informatiche.
Sicurezza dei dati nello studio commercialistico: il backup dei dati è fondamentale!
Chiunque svolga un’attività che abbia a che fare con la raccolta e il trattamento di dati deve predisporre tutte le misure per garantire la loro sicurezza. Lo prescrive la legge, in particolare con il GDPR, ma prima ancora di essere un obbligo normativo è una questione di buon senso.
Immagina di perdere anni di lavoro del tuo studio commercialistico a causa di un guasto hardware o di un ransomware, una tipologia di malware che blocca l’accesso a un computer con l’obiettivo di ottenere un riscatto, o di un furto di dati da parte di malintenzionati. Anni di lavoro che significano una quantità enorme di dati, tuoi e dei clienti del tuo studio.
Le conseguenze di un data breach, o violazione dei dati, possono essere devastanti: può costare moltissimo sia in termini economici sia d’immagine a uno studio che tratta quotidianamente i dati sensibili dei propri clienti.
Un sistema di backup affidabile, in questi casi, è la rete di sicurezza che ti assicura di poter ripristinare i dati perduti e riprendere le tue attività con il minimo disagio, anche nel peggiore degli scenari.
Le diverse strategie di backup
Non esiste una soluzione unica per tutti quando si tratta di backup e più in generale di sicurezza informatica. La scelta tra backup su dischi esterni o soluzioni cloud dipende dalle dimensioni del tuo studio commercialistico, dalla quantità di dati e dalla frequenza con cui questi vengono aggiornati. Ci sono però diverse strategie da esplorare, ciascuna con i suoi pro e contro, che sicuramente possono fare la differenza, specie se prima d’ora non ne hai ancora adottata una. Vediamole insieme.
La regola del backup 3-2-1
La regola del backup 3-2-1 rappresenta un principio fondamentale per la sicurezza dei dati nel tuo studio commercialistico. Questa tecnica consiste nel mantenere tre copie dei dati su due diversi supporti, con una copia custodita in un luogo differente, ad esempio con un backup online.
Questo approccio è volto a proteggere i dati da qualsiasi tipo di pericolo, inclusi attacchi informatici, guasti tecnici o calamità naturali, assicurando al contempo una pronta ripresa delle attività in caso di emergenza. Adottando questa strategia, gli studi professionali che trattano moltissimi dati sensibili riducono significativamente il rischio di perdita totale dei dati, garantendo la continuità operativa.
La soluzione che offriamo noi di Punto Informatico è molto simile, anche se più avanzata: consigliamo di mantenere tre copie, la prima salvata nel server dello studio, in modo da avere una copia locale, la seconda su piattaforma cloud, la terza infine sfruttando i vantaggi del pacchetto di Microsoft 365. Grazie a quest’ultimo, è possibile creare una copia di tutti i dati fondamentali dello studio e averli sempre disponibili per un recupero veloce.
La sicurezza dei dati oltre il semplice backup
Adottare le best practice nel backup significa andare oltre la semplice duplicazione dei dati! È fondamentale stabilire una routine, testare l’affidabilità dei backup e formare il personale sull’importanza di queste operazioni. Alla base di ogni operazione informatica dovrà esserci la sicurezza di non perdere niente di ciò che viene fatto. Tutto deve confluire in un sistema integrato e virtuoso, perché nessuna struttura è a prova di attacco o errori, ma ha bisogno di strumenti, tecnologie e pratiche corrette. Se non ci sono, è davvero il caso di pensarci!
Una strategia vincente prevede quindi, anche l’uso di protezioni perimetrali (come firewall e antivirus), oltre ai sistemi efficienti di backup e di “Disaster Recovery” con l’ausilio del cloud.
Per proteggere maggiormente i dati dei clienti è necessario inoltre impostare una policy per le credenziali rigida e fornire ai collaboratori livelli di accesso differenziati ai dati, così che ognuno di essi disponga solo delle informazioni di cui ha effettivamente bisogno per il suo lavoro.
Salvaguardare la sicurezza dei dati durante il backup
Proteggere i dati durante il loro trasferimento e archiviazione è cruciale quanto effettuare il backup stesso. Come fare? La crittografia dei dati e l’utilizzo di connessioni sicure sono solo alcuni dei passaggi che puoi adottare per garantire che le informazioni del tuo studio commercialistico rimangano confidenziali e inaccessibili a malintenzionati. L’essenza della crittografia sta nel trasformare le informazioni in un formato che solo chi detiene la chiave corretta può leggere. Questo processo protegge i dati da perdite accidentali, come un laptop dimenticato in aeroporto, e da accessi non autorizzati, essenziale per chi lavora con informazioni delicate. Un buon sistema crittografico salvaguarda sia i dati inattivi, come file o dischi, sia quelli in movimento, utilizzando ad esempio certificati SSL per garantire la sicurezza online.
E tu, hai già attivato la tua strategia di backup dati?
Noi di Punto Informatico possiamo aiutarti a trasformare la sicurezza dei tuoi dati da una preoccupazione a un asset prezioso!
Implementare un sistema di backup solido e affidabile è essenziale per garantire la continuità operativa del tuo studio commercialistico ed evitare danni economici e di immagine. Insieme esploreremo le varie soluzioni di backup disponibili e ti suggeriremo le migliori best practice da adottare per avere la massima sicurezza dei dati durante tutto il processo e proteggere le informazioni sensibili del tuo studio commercialistico e dei tuoi clienti.
Contattaci oggi per ricevere una consulenza gratuita e mettere in sicurezza i dati dei tuoi clienti.
