L’Unione Europea ha confermato a dicembre la proroga dell’obbligo di emissione della fattura elettronica fino al 2024 e contestualmente è stata proposta dal Governo Italiano anche l’estensione dell’obbligo ai soggetti in regime forfettario.
Quali strumenti utilizzano i commercialisti per automatizzare l’elaborazione e l’invio delle fatture al SDI?
La fattura elettronica è una fattura in formato digitale elaborata secondo formati standard che viene inviata e ricevuta tramite il Sistema di interscambio (SDI) che funge da “postino” telematico.
Con le nuove disposizioni, anche in merito al reverse charge, l’elaborazione e l’invio delle fatture elettroniche richiede più tempo e diventa più impegnativo. Come sempre ci sono diverse modalità di lavoro e diversi modi di approcciarsi a quest’attività.
Il Commercialista può fare l’invio al Sistema di Interscambio in tre modalità:
- Manuale: estrae dal gestionale il file xml, accede al portale dell’Agenzia delle Entrate e lo importa e, in modo analogo accede al portale dell’Agenzia delle Entrate e procede all’esportazione del file che andrà poi a caricare nel gestionale.
- Semi-automatico: estrae dal gestionale il file xml e utilizza una piattaforma per l’invio in automatico e allo stesso modo utilizza la piattaforma per l’importazione del file da importare nel gestionale.
- Automatico: invia le fatture direttamente dal gestionale con un unico passaggio (click) e sempre con un click importa il file nel gestionale.
Modalità n. 1: gestione manuale del file xml accesso come delegato al portale dell’Agenzia delle Entrate
Questa modalità prevede che lo Studio, per ogni azienda cliente, proceda con l’esportazione del file xml elaborato dal gestionale, acceda con le proprie credenziali al portale dell’Agenzia delle Entrate, abbia la delega per operare nella sezione riservata del cliente e provveda all’importazione del file. In modo analogo avviene anche per le fatture passive: il Commercialista accede al portale dell’Agenzia delle Entrate ed esporta il file che andrà poi a caricare nel gestionale di contabilità.
Questa procedura non ha costi diretti ma richiede diversi passaggi manuali che portano via del tempo; inoltre la piattaforma è spesso lenta e a volte risulta difficile l’accesso. Per automatizzare le operazioni e accelerare i passaggi lo Studio può dotarsi di strumenti che lo aiutino nella sua attività.
Modalità n. 2: esportazione e importazione sul gestionale del file xml con l’utilizzo di una piattaforma esterna per la trasmissione e gestione automatica delle fatture
Sono diverse le soluzioni che permettono al commercialista di automatizzare l’invio delle fatture dei propri clienti al SDI. Se non sono collegate direttamente al gestionale è sempre necessario fare sia l’esportazione che l’importazione del file xml ma l’invio e la ricezione avvengono in modo automatico; vengono inoltre attivati strumenti di gestione e archiviazione efficaci e semplici.
Molti di questi strumenti prevedono, oltre all’importazione delle fatture in formato XML generati da altro gestionale, la generazione del file XML conforme alle disposizioni ministeriali e apposizione della firma digitale, la trasmissione del file XML firmato digitalmente al SDI e la gestione delle notifiche ricevute da SDI oltre alla conservazione a norma della fattura in formato XML e delle relative notifiche. Naturalmente questi servizi comprendono anche la ricezione delle fatture Passive e la possibilità di annotazioni sulle stesse sempre in un ambiente unico e condiviso con i propri clienti.
Modalità n. 3: invio delle fatture direttamente dal gestionale con un unico passaggio (click)
Alcuni gestionali prevedono integrata la trasmissione delle fatture al Sistema di Interscambio grazie ad un’apposita funzione che permette di firmare le fatture elettroniche e di inviarle tramite PEC al Sistema di Interscambio oppure di inoltrarle (senza firma) al servizio automatico di invio e ricezione fatture Xml per la gestione automatizzata delle fatture passive e l’emissione delle fatture attive. L’eventuale firma elettronica può essere apposta subito al momento della formazione del file xml oppure in un secondo tempo. I messaggi ricevuti dal Sistema di Interscambio sono automaticamente acquisiti nel sistema e facilmente consultabili.
La proposta di Punto Informatico
Punto Informatico propone Studio Digitale di Buffetti la piattaforma in Cloud che rende i documenti, anche non fiscali, sempre disponibili, accessibili da qualunque luogo e con qualsiasi dispositivo. Grazie all’utilizzo di un’infrastruttura tecnologica di ultima generazione, Studio Digitale è il vero next level per la gestione e l’organizzazione dello Studio non solo per la fatturazione elettronica.
Grazie all’integrazione nativa con il software gestionale eBridge, le informazioni sono perfettamente sincronizzate: le anagrafiche dei clienti, i documenti fiscali e i documenti contabili ad esempio sono sempre allineati.
Studio Digitale migliora l’efficienza del tuo Studio, perchè permette la dematerializzazione dei documenti e dei flussi di lavoro, migliora la collaborazione digitale tra lo Studio e i suoi clienti, riunisce le informazioni anagrafiche di prospect e clienti e facilita la comunicazioni e il tracciamento delle attività.
Studio Digitale, grazie al corretto trattamento dei documenti di natura puramente elettronica (si pensi ai tracciati xml e alla PEC, che nascono e vivono SOLO in forma digitale) e alla segmentazione delle attività, migliora anche l’efficacia della tua attività.
Grazie a questo strumento lo Studio inoltre può offrire al cliente la Conservazione a Norma, la gestione di PEC e fattura elettronica oltre a diversi altri servizi.
Studio Digitale offre una vera e propria suite di strumenti per consentire di organizzare il lavoro in modo efficiente ed efficace, per mezzo di funzionalità che mirano alla digitalizzazione dei processi lavorativi:
- Agenda di studio, individuale e condivisa, sincronizzabile con i principali calendari, anche su dispositivi mobili (Outlook, Google Calendar, etc.)
- Schedario clienti e modulo di comunicazione massiva, per tenere traccia dei dati anagrafici, delle caratteristiche del cliente (ad esempio dei servizi a cui ha aderito) e comunicare in modo automatico e massivo scegliendo il mezzo più adatto (PEC, e-mail, SMS o carta) a seconda del livello di alfabetizzazione digitale del cliente
- Gestione delle Pratiche per raccogliere e tracciare in un unico raccoglitore elettronico tutti i documenti digitali (prodotti da scansioni o importazioni dall’esterno, e-mail, PEC, etc.) riguardanti una specifica attività svolta per conto del Cliente
- “La mia azienda sempre in tasca” che consente di fornire ai tuoi clienti (ed ai rispettivi operatori) accesso alle informazioni relative alla propria azienda, intese quali documenti contabili, fiscali, PEC, etc
